Der Posteingang füllt sich schneller, als jemand ihn lesen kann. Die Stelle bleibt trotzdem unbesetzt. Das ist derzeit für viele Personalabteilungen keine Ausnahme, sondern der Normalfall, und es passt nicht zu dem, was man über den Fachkräftemangel eigentlich zu wissen glaubt. Beim Round Table Recruiting der „Personalwirtschaft“ haben Expertinnen und Experten genau dieses Paradox beschrieben: Parallel zu einer wachsenden Bewerbungsflut wird es für Unternehmen nicht leichter, wirklich passende Kandidatinnen und Kandidaten zu finden. Für jeden, der beruflich mit dem ersten Kontakt zu tun hat, ob am Telefon oder im Bewerbungspostfach, ist dieses Muster vertraut.
Mehr Kontakt heißt nicht mehr Treffer
Der Grund für die Flut ist schnell benannt: Mit KI-Werkzeugen lässt sich ein Anschreiben in Minuten erzeugen, ein Lebenslauf an zehn Stellenanzeigen gleichzeitig anpassen. Bewerben ist billiger geworden, im Zeitaufwand, nicht im Ergebnis. Auf dem Round Table war deshalb von einem regelrechten Bewerbungstsunami die Rede, während zeitgleich Unternehmen klagen, dass am Ende der Sichtung kaum jemand übrig bleibt, der wirklich passt. Zwei Kurven, die eigentlich zusammenlaufen müssten, laufen auseinander.
Dazu passt ein zweiter Befund vom selben Gespräch: Der Arbeitsmarkt bewegt sich nicht einheitlich. Während in Bau, Pflege, Erziehung, Logistik und Handwerk händeringend Personal gesucht wird, hat sich die Nachfrage in Segmenten wie IT und Tech, die in der Zeit nach Corona stark gewachsen waren, spürbar abgeschwächt. Wer nur auf einen bundesweiten Fachkräftemangel als eine einzige Zahl schaut, übersieht, dass sich dahinter mehrere sehr unterschiedliche Märkte verbergen, mit gegenläufigen Bewegungen sogar innerhalb derselben Organisation: Stellen werden eingefroren und an anderer Stelle gleichzeitig neu geschaffen.
Das Problem liegt oft schon in der Stellenanzeige
Ein Grund für das Missverhältnis liegt nach Einschätzung der Runde nicht bei den Bewerbenden, sondern bei den Anforderungsprofilen selbst. Johanna Hartz, Beraterin für Talent Acquisition bei Wollmilchsau, sagte beim Round Table Recruiting der „Personalwirtschaft“: „Manche Firmen packen die Anforderungen von drei Stellen in eine einzige Position. Und gleichzeitig wissen sie nicht mal, welche Skills sie wirklich brauchen.“ Eine Anzeige, die eigentlich drei Rollen beschreibt, produziert zwangsläufig eine lange Liste von Bewerbungen, die alle nur zu einem Drittel passen, und niemanden, der das komplette Profil erfüllt, weil es dieses Profil in der Praxis selten gibt.
Das ist im Kern kein KI-Problem. Es ist ein Problem, das KI nur sichtbarer macht, weil sie die Hürde zum Bewerben senkt und damit mehr Menschen dazu bringt, es trotzdem zu versuchen, auf eine Stelle, die so, wie sie ausgeschrieben ist, niemand ausfüllen kann.
Was das mit einem klingelnden Telefon zu tun hat
Wer den ganzen Tag fremde Telefone annimmt, kennt diese Mechanik aus einer anderen Richtung. Ein Sprachassistent oder ein einfacheres Kontaktformular senkt genauso die Hürde für den ersten Kontakt: Mehr Anrufe kommen durch, mehr Anfragen landen im System. Aber die eigentlich schwierige Aufgabe war nie, den Kontakt entgegenzunehmen. Sie bestand schon immer darin, in diesem Kontakt zu erkennen, worum es wirklich geht, und die richtige Person oder die richtige Antwort damit zusammenzubringen. Genau das kann Software bislang nur bedingt.
Wir setzen KI im Telefonkontakt dort ein, wo die Aufgabe klar umrissen ist: einen Termin aufnehmen, eine Öffnungszeit nennen, einen Rückruf vereinbaren. Für die Einschätzung, ob eine Bewerbung wirklich zu einer Stelle passt oder ob ein Anrufer ein echtes, dringendes Anliegen hat, würden wir uns nicht auf ein automatisiertes Sichten allein verlassen. Diese Einschätzung bleibt Erfahrungssache und damit menschlich. Software liefert höchstens die Vorsortierung, nie das Urteil. Wo Unternehmen genau das umdrehen und die Entscheidung an ein System delegieren, das nur Stichworte zählt, verschärfen sie das Bewerbungsparadox, statt es zu lösen.
Zwei Engpässe, nicht einer
Damit zeigt sich, dass der Fachkräftemangel eigentlich zwei getrennte Engpässe beschreibt, die gern zu einem verschmolzen werden. Der eine ist ein echter Mangel: In der Pflege oder im Handwerk fehlen schlicht Menschen, die den Beruf ausüben können und wollen. Der andere ist ein Matching-Problem: genug Bewerbende, aber Anzeigen und Prozesse, die nicht sauber beschreiben, wer eigentlich gesucht wird. Für den ersten Engpass hilft kein Werkzeug, weder ein KI-Sichtungstool noch ein schnellerer Bewerbungsprozess. Hier hilft nur, den Beruf selbst attraktiver zu machen. Für den zweiten hilft vor allem eines: die Anzeige und den Auswahlprozess so zu bauen, dass sie die reale Rolle abbilden, nicht eine Wunschvorstellung aus drei Rollen.
Für die Bewerbungsflut heißt das: Wer die eigene Anzeige noch einmal laut liest und sich fragt, ob eine einzelne Fachkraft das wirklich alles mitbringen soll, findet den eigentlichen Engpass oft schneller als in jeder weiteren Auswertung der Bewerberzahlen. Ob das reicht, um den Bewerbungstsunami einzudämmen, wird sich erst zeigen, wenn genug Unternehmen diesen Schritt tatsächlich gehen.
Quellen: Personalwirtschaft — „KI, Fachkräftemangel, Tempo: So sehen Experten das Recruiting der Zukunft“ (https://www.personalwirtschaft.de/news/recruiting/ki-fachkraeftemangel-tempo-so-sehen-experten-das-recruiting-der-zukunft-207858/)