KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen
Freitag, halb acht. Wasser im Treppenhaus.
Die Sprechstunde ist vorbei, das Telefon klingelt trotzdem. Die KI nimmt sofort an, nimmt die Schadensmeldung mit Objekt, Wohnung und Rückrufnummer auf und legt sie Ihrem Sachbearbeiter für den Morgen vor. Und wenn Wasser läuft, kommt der Anruf zu einem Menschen durch, nicht auf einen Anrufbeantworter — ab 149 €* im Monat.
* Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer. Mindestlaufzeit 12 Monate (die ersten zwei Monate unverbindlich testen).
Sagen Sie uns, wie viele Einheiten Sie verwalten und woran Sie einen Notfall erkennen. Den Rest klären wir im Gespräch.
Ohne FormularFestnetztarifDSGVO, EU-Hosting
Nach der Sprechstunde
Was der KI-Telefonassistent übernimmt.
Drei Anrufe, die jede Verwaltung kennt — und von denen keiner in der Sprechstunde am Dienstagvormittag landen muss. Die KI arbeitet dabei nicht neben Ihren Systemen, sondern darin: welche Verwaltungssoftware und welcher Kalender angebunden werden, klären wir vor dem ersten Anruf. Fragen Sie das jeden Anbieter als Erstes — ohne Anbindung landen die Meldungen in einer zweiten Liste, die morgens jemand abtippt.
Schadensmeldung am Abend
Heizung aus, Aufzug steht, Waschküche unter Wasser: Die KI führt ein echtes Gespräch, fragt nach Objekt, Wohnung und Rückrufnummer und schreibt auf, was der Mieter tatsächlich gesehen hat — nicht „Störung gemeldet“, sondern der Sachverhalt, mit dem Ihr Sachbearbeiter am Morgen anfangen kann.
Frage zur Nebenkostenabrechnung
Der Klassiker im Frühjahr, und der Anruf, der eine Leitung am längsten blockiert. Die KI rechnet nichts vor und legt nichts aus. Sie nimmt Objekt, Wohneinheit und Abrechnungsjahr auf, hält die Frage im Wortlaut fest und setzt den Rückruf auf den zuständigen Sachbearbeiter — die Auskunft bleibt bei Ihnen.
Der Handwerker meldet sich zurück
„Termin steht, Dienstag zwischen acht und zwölf“ — dafür muss niemand dreimal durchklingeln. Die KI nimmt Firma, Objekt und Terminfenster auf, trägt den Termin in den angebundenen Kalender ein und schickt die Zusammenfassung an die Person, die das Gewerk beauftragt hat.
So klingt sie. Hören Sie vorher rein.
Unsere KI heißt Sofia. Sie nimmt sofort an, führt mehrere Gespräche zur selben Zeit und klärt das meiste allein. Was sie nicht allein klären soll, legen Sie fest — dann stellt sie durch oder nimmt einen Rückruf auf. Rufen Sie an, bevor Sie sich entscheiden: es ist dieselbe Stimme, die dann bei Ihren Mietern und Eigentümern abnimmt.
nimmt sie ab — ab Paket M auch abends, am Wochenende und an Feiertagen
Gespräche gleichzeitig — der Tag nach dem Sturm bringt sie nicht aus dem Takt
Sprachen spricht sie — im Mieterbestand ist das kein Nebenthema
sensible Daten werden nur geschwärzt gespeichert, alle Server stehen in der EU
Was es kostet
Ab 149 €* im Monat.
Fünf Pakete, ein fester Preis im Monat, ein Volumen an Gesprächen inklusive. In jedem nimmt die KI ab — in Paket S montags bis freitags, ab Paket M rund um die Uhr; alles Weitere wächst mit dem Bestand, den Sie verwalten. Ab Paket M ist ein Mensch mit drin — das ist der Unterschied zu einer reinen Software, und er ist der Grund, warum wir nicht bei ein paar Euro anfangen.
Paket S
Digitale Rezeption — 50 Gespräche. Annahme montags bis freitags, KI-Telefonassistent, Terminvereinbarung, E-Mail-Zusammenfassung.
Paket M
Hybrid-Sekretariat — 150 Gespräche. KI-Annahme rund um die Uhr, Menschen zu Bürozeiten, Terminbuchung, Rückrufservice, Monatsreport.
Paket L
Unsere Empfehlung. Virtuelle Assistentin — 350 Gespräche und Aktionen. Alles aus M, dazu Telefon, E-Mail und Kalender in einer Hand, fester Ansprechpartner.
Paket XL
Executive Assist — 600 Gespräche und Aktionen. Alles aus L, mehrsprachige Annahme, feste Ansprechpartnerin, CRM-Pflege, Terminorganisation.
Paket XXL
Business Partner — 1.000 Gespräche und Aktionen. Alles aus XL, dazu das Backoffice: Telefonzentrale und E-Mail-Bearbeitung.
* Alle Preise verstehen sich pro Monat und zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer. Mindestlaufzeit 12 Monate (die ersten zwei Monate unverbindlich testen).
Rechnen wir es für Sie durch — in dreißig Minuten. Termin buchen
Alle fünf Pakete im Detail ansehen →Wenn es ein Mensch klären muss.
Eine KI, die abends um zehn eine Schadensmeldung aufnimmt, ist besser als ein Freizeichen. Aber sie ist nicht dasselbe wie jemand, der abnimmt. Drei Dinge sind deshalb geklärt, bevor der erste Anruf durchgestellt wird.
Sie sagen, was ein Notfall ist
Wasserrohrbruch, Heizungsausfall im Winter, Personen im Aufzug — die Liste kommt von Ihnen, nicht von uns. Was darauf steht, wird außerhalb der Bürozeit durchgestellt: an Ihren Bereitschaftsdienst oder an die Notdienstnummer, die Sie hinterlegen. Alles andere wartet bis zum Morgen und liegt dann fertig aufbereitet vor.
Dahinter stehen Menschen
Ab Paket M geht montags bis freitags von 8 bis 18 Uhr ein Mensch aus unserem Team ran, wenn die KI nicht weiterkommt. Geschulte Leute, kein Anrufbeantworter. Wir sind seit dreißig Jahren am Telefon für andere Unternehmen.
Niemand wird getäuscht
Wer bei Ihnen anruft, erfährt, dass zuerst eine KI abnimmt. Das verlangt die KI-Verordnung der EU — und gegenüber einem aufgebrachten Mieter ist es ohnehin die bessere Erfahrung.
Was Verwaltungen uns vorher fragen
Häufige Fragen
Was kostet ein KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen?
Ab 149 € netto im Monat, das ist Paket S mit 50 Gesprächen. Darüber gibt es vier weitere Pakete bis 1.990 €. Es gibt günstigere Angebote am Markt — das sind reine Softwarelösungen. Ab Paket M ist bei uns ein Mensch mit drin, der abnimmt, wenn die KI nicht weiterkommt. Das ist der Unterschied, und er steckt im Preis.
Was passiert bei einem Wasserrohrbruch um 22 Uhr?
Die KI nimmt sofort an — auch abends, am Wochenende und an Feiertagen. Steht der Fall auf Ihrer Notfallliste, stellt sie durch, statt einen Rückruf aufzunehmen: an Ihren Bereitschaftsdienst oder an die Nummer, die Sie dafür hinterlegen. Was nicht auf der Liste steht, nimmt sie mit Objekt, Wohnung und Rückrufnummer auf und legt es Ihrem Sachbearbeiter für den Morgen vor.
Gibt die KI Auskunft zur Nebenkostenabrechnung?
Nein, und das ist Absicht. Sie nimmt Objekt, Wohneinheit und Abrechnungsjahr auf, hält die Frage im Wortlaut fest und setzt den Rückruf auf den zuständigen Sachbearbeiter. Die Auskunft bleibt bei Ihnen — eine Abrechnung erklärt man nicht nebenbei, und was am Telefon gesagt werden darf, legen wir vor dem ersten Anruf gemeinsam fest.
Lässt sich die KI an unsere Verwaltungssoftware und den Kalender anbinden?
Ja. Die Anbindung an Kalender, CRM und Wissensdatenbanken gehört zur Einrichtung, mit Echtzeit-Zugriff auf Ihre Daten. Welches System bei Ihnen angebunden wird, klären wir vor dem ersten Anruf — fragen Sie das jeden Anbieter als Erstes: ohne Anbindung landen die Meldungen in einer zweiten Liste, die morgens jemand abtippt.
Was passiert mit den Daten der Mieter?
Verarbeitung nach DSGVO. Sensible Daten werden nur geschwärzt gespeichert, auch vor der KI selbst. Alle unsere Server stehen in der Europäischen Union und verarbeiten keine Daten außerhalb davon. Was am Telefon gesagt und weitergegeben werden darf, halten wir vorher schriftlich fest.
Sind KI-Anrufe überhaupt erlaubt?
Ja, unter einer Bedingung: Der Anrufer muss es erfahren. Sofia gibt sich am Telefon als KI zu erkennen — das verlangt Artikel 50 der KI-Verordnung der EU. Am Telefon ist die Offenlegung ohnehin die bessere Erfahrung — wer es weiß, redet anders und kommt schneller zum Ziel.
Reden wir darüber, was bei Ihnen ansteht.
Zwei Wege, und beide führen zu einem Menschen: Sie erreichen uns, oder wir melden uns bei Ihnen. Sagen Sie uns in zwei Sätzen, worum es geht — wir hören zu und melden uns mit einem Vorschlag, der dazu passt.
Sie haben gerade keine Zeit zu telefonieren? Nummer hinterlassen und in einem Satz sagen, worum es geht — wir melden uns bei Ihnen.