KI-Sekretariat und Telefonsekretariat für Steuerberater
Zehn Tage vor der Frist klingelt es ohne Pause.
„Wann müssen die Belege da sein?“, „Ist meine Erklärung raus?“, „Ruft Frau X mich zurück?“ — dreimal dieselbe Woche, und jedes Mal steht jemand in der Kanzlei auf. Die KI nimmt sofort an, ordnet den Anruf dem Mandat zu, nimmt das Anliegen auf und setzt den Rückruf auf den zuständigen Sachbearbeiter. Und wenn es eilt, kommt der Anruf zu einem Menschen durch, nicht auf einen Anrufbeantworter — ab 149 €* im Monat.
* Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer. Mindestlaufzeit 12 Monate (die ersten zwei Monate unverbindlich testen).
Sagen Sie uns, wie viele Mandate Sie betreuen und was am Telefon gesagt werden darf. Den Rest klären wir im Gespräch.
Ohne FormularFestnetztarifDSGVO, EU-Hosting
Während in der Kanzlei gearbeitet wird
Was das Telefonsekretariat übernimmt.
Drei Anrufe, die in jeder Steuerkanzlei ankommen — und von denen keiner einen Sachbearbeiter aus der laufenden Erklärung holen muss. Die KI arbeitet dabei nicht neben Ihren Systemen, sondern darin: welche Kanzleisoftware und welcher Kalender angebunden werden, klären wir vor dem ersten Anruf. Fragen Sie das jeden Anbieter als Erstes — ohne Anbindung stehen die Rückrufe in einer zweiten Liste, die abends jemand abtippt.
Die Frage nach der Frist
Der häufigste Anruf vor jedem Abgabetermin. Die KI nennt keine Frist und gibt keine steuerliche Auskunft. Sie nimmt auf, um welches Mandat und welchen Zeitraum es geht, hält die Frage im Wortlaut fest und setzt den Rückruf auf den zuständigen Sachbearbeiter — mit allem, was er dafür braucht.
Belege nachreichen
„Ich habe die Rechnungen noch gefunden — wohin damit?“ Die KI sagt, auf welchem Weg Ihre Kanzlei Belege annimmt, notiert Mandat, Zeitraum und was nachkommt, und meldet es der Person, die den Fall bearbeitet. Ein Anruf weniger, der später als Rückfrage wiederkommt.
Rückruf des Sachbearbeiters
Wer anruft, will meistens einen bestimmten Menschen sprechen. Die KI fragt nach dem Namen, ordnet das Mandat zu und legt den Rückruf mit Nummer, Anliegen und Uhrzeitwunsch vor — statt eines Zettels mit „bitte zurückrufen“ ohne Kontext.
So klingt sie. Hören Sie vorher rein.
Unsere KI heißt Sofia. Sie nimmt sofort an, führt mehrere Gespräche zur selben Zeit und klärt das meiste allein. Was sie nicht allein klären soll, legen Sie fest — dann stellt sie durch oder nimmt einen Rückruf auf. Rufen Sie an, bevor Sie sich entscheiden: es ist dieselbe Stimme, die dann bei Ihren Mandanten abnimmt.
nimmt sie ab — ab Paket M auch abends, am Wochenende und an Feiertagen
Gespräche gleichzeitig — die Woche vor der Frist bringt sie nicht aus dem Takt
Sprachen spricht sie — auch der Mandant, der kein Deutsch spricht, wird verstanden
sensible Daten werden nur geschwärzt gespeichert, alle Server stehen in der EU
Was es kostet
Ab 149 €* im Monat.
Fünf Pakete, ein fester Preis im Monat, ein Volumen an Gesprächen inklusive. In jedem nimmt die KI ab — in Paket S montags bis freitags, ab Paket M rund um die Uhr; alles Weitere wächst mit der Kanzlei. Ab Paket M ist ein Mensch mit drin — das ist der Unterschied zu einer reinen Software, und er ist der Grund, warum wir nicht bei ein paar Euro anfangen.
Paket S
Digitale Rezeption — 50 Gespräche. Annahme montags bis freitags, KI-Telefonassistent, Terminvereinbarung, E-Mail-Zusammenfassung.
Paket M
Hybrid-Sekretariat — 150 Gespräche. KI-Annahme rund um die Uhr, Menschen zu Bürozeiten, Terminbuchung, Rückrufservice, Monatsreport.
Paket L
Unsere Empfehlung. Virtuelle Assistentin — 350 Gespräche und Aktionen. Alles aus M, dazu Telefon, E-Mail und Kalender in einer Hand, fester Ansprechpartner.
Paket XL
Executive Assist — 600 Gespräche und Aktionen. Alles aus L, mehrsprachige Annahme, feste Ansprechpartnerin, CRM-Pflege, Terminorganisation.
Paket XXL
Business Partner — 1.000 Gespräche und Aktionen. Alles aus XL, dazu das Backoffice: Telefonzentrale und E-Mail-Bearbeitung.
* Alle Preise verstehen sich pro Monat und zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer. Mindestlaufzeit 12 Monate (die ersten zwei Monate unverbindlich testen).
Rechnen wir es für Sie durch — in dreißig Minuten. Termin buchen
Alle fünf Pakete im Detail ansehen →Verschwiegenheit und Übergabe.
Eine Kanzlei gibt das Telefon nicht aus der Hand, ohne zu wissen, wer dort was sagen darf. Drei Dinge sind deshalb geklärt, bevor der erste Anruf durchgestellt wird.
Verschwiegenheit
Wer für eine Kanzlei ans Telefon geht, ist eine mitwirkende Person und muss zur Geheimhaltung verpflichtet werden — so will es § 203 StGB. Wir legen dafür eine Verpflichtungserklärung und einen Auftragsverarbeitungsvertrag vor, bevor der erste Anruf durchgestellt wird.
Dahinter stehen Menschen
Ab Paket M geht montags bis freitags von 8 bis 18 Uhr ein Mensch aus unserem Team ran, wenn die KI nicht weiterkommt. Geschulte Leute, kein Anrufbeantworter. Wir sind seit dreißig Jahren am Telefon für andere Unternehmen.
Niemand wird getäuscht
Wer bei Ihnen anruft, erfährt, dass zuerst eine KI abnimmt. Das verlangt die KI-Verordnung der EU — und gegenüber einem Mandanten ist Offenheit ohnehin die bessere Erfahrung.
Was Kanzleien uns vorher fragen
Häufige Fragen
Was kostet ein KI-Sekretariat für Steuerberater?
Ab 149 € netto im Monat, das ist Paket S mit 50 Gesprächen. Darüber gibt es vier weitere Pakete bis 1.990 €. Es gibt günstigere Angebote am Markt — das sind reine Softwarelösungen. Ab Paket M ist bei uns ein Mensch mit drin, der abnimmt, wenn die KI nicht weiterkommt. Das ist der Unterschied, und er steckt im Preis.
Ist das mit der Verschwiegenheitspflicht vereinbar?
Wer für eine Kanzlei ans Telefon geht, ist eine mitwirkende Person und muss zur Geheimhaltung verpflichtet werden — § 203 StGB. Wir legen dafür eine Verpflichtungserklärung und einen Auftragsverarbeitungsvertrag vor, bevor der erste Anruf durchgestellt wird. Sensible Daten werden nur geschwärzt gespeichert, auch vor der KI selbst. Alle unsere Server stehen in der Europäischen Union und verarbeiten keine Daten außerhalb davon.
Nennt die KI Fristen oder gibt sie steuerliche Auskunft?
Nein, und das ist Absicht. Sie nimmt auf, um welches Mandat und welchen Zeitraum es geht, hält die Frage im Wortlaut fest und setzt den Rückruf auf den zuständigen Sachbearbeiter. Die Auskunft bleibt in der Kanzlei — was am Telefon gesagt werden darf, legen wir vor dem ersten Anruf gemeinsam fest.
Kann die KI Termine für die Kanzlei buchen?
Ja. Terminvereinbarung ist ab Paket S dabei, und die Anbindung an Kalender, CRM und Wissensdatenbanken gehört zur Einrichtung. Welches System bei Ihnen angebunden wird, klären wir vor dem ersten Anruf — fragen Sie das jeden Anbieter als Erstes: ohne Anbindung stehen die Termine in einer zweiten Liste, die abends jemand abtippt.
Was ist der Unterschied zwischen Telefonsekretariat und Anrufbeantworter?
Der Anrufbeantworter nimmt eine Nachricht auf. Das Telefonsekretariat führt ein Gespräch: Es ordnet den Anruf dem Mandat zu, fragt nach, was fehlt, bucht Termine und legt den Rückruf mit Anliegen und Nummer vor. Und ab Paket M geht zu Bürozeiten ein Mensch ran, wenn die KI nicht weiterkommt — dort endet es bei einer reinen Software, hier übernimmt jemand.
Sind KI-Anrufe überhaupt erlaubt?
Ja, unter einer Bedingung: Der Anrufer muss es erfahren. Sofia gibt sich am Telefon als KI zu erkennen — das verlangt Artikel 50 der KI-Verordnung der EU. Für die Daten gilt die DSGVO: sensible Daten werden nur geschwärzt gespeichert, auch vor der KI selbst, und alle unsere Server stehen in der Europäischen Union.
Reden wir darüber, was bei Ihnen ansteht.
Zwei Wege, und beide führen zu einem Menschen: Sie erreichen uns, oder wir melden uns bei Ihnen. Sagen Sie uns in zwei Sätzen, worum es geht — wir hören zu und melden uns mit einem Vorschlag, der dazu passt.
Sie haben gerade keine Zeit zu telefonieren? Nummer hinterlassen und in einem Satz sagen, worum es geht — wir melden uns bei Ihnen.