KI-Telefonassistent für Hotels
Sonntag, 21 Uhr. Die Rezeption ist leer.
Der Anruf ist trotzdem da: ein Zimmer für Dienstag, und wenn es nicht klappt, ruft der Gast das nächste Haus an. Die KI nimmt an, nimmt Zeitraum, Personenzahl und Rückrufnummer auf und legt die Anfrage Ihrer Rezeption für den Morgen vor. Kein Anrufbeantworter, kein verlorener Gast — montags bis freitags ab 149 €*, rund um die Uhr ab 399 €* im Monat.
* Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer. Mindestlaufzeit 12 Monate (die ersten zwei Monate unverbindlich testen).
Sagen Sie uns, wie viele Zimmer Sie haben und ab wann die Rezeption unbesetzt ist. Den Rest klären wir im Gespräch.
Ohne FormularFestnetztarifDSGVO, EU-Hosting
Wenn die Rezeption unbesetzt ist
Was der KI-Telefonassistent übernimmt.
Drei Anrufe, die jedes Haus kennt — und von denen keiner am Freitagabend ins Leere laufen muss. Die KI arbeitet dabei nicht neben Ihren Systemen, sondern darin: welche Hotelsoftware und welcher Kalender angebunden werden, klären wir vor dem ersten Anruf. Fragen Sie das jeden Anbieter als Erstes — ohne Anbindung landen die Anfragen in einer zweiten Liste, die morgens jemand abtippt.
Zimmeranfrage am Sonntagabend
Die KI führt ein echtes Gespräch, fragt nach Anreise, Abreise, Personenzahl und Rückrufnummer und schreibt auf, was der Gast wirklich sucht — Doppelzimmer, ruhige Lage, Hund dabei. Sie nennt keinen Zimmerpreis und bucht nichts verbindlich, solange Ihr System nicht angebunden ist. Sie nimmt die Anfrage auf und übergibt sie an die Rezeption.
Anreisezeit und Late Check-in
Der Zug hat Verspätung, die Ankunft wird 23 Uhr: Genau dieser Anruf kommt, wenn niemand mehr am Tresen steht. Die KI nimmt Name, Reservierungsnummer und die neue Ankunftszeit auf und schickt die Zusammenfassung an die Adresse, die den Spätdienst plant — statt dass der Gast vor einer verschlossenen Tür steht.
Parkplatz, Frühstück, Hund
Die Fragen, die eine Leitung den ganzen Tag blockieren und immer dieselben sind: Parkplatz vor dem Haus, Frühstückszeiten, Check-out, Haustiere, WLAN. Die KI beantwortet sie aus Ihren hinterlegten Angaben — rund um die Uhr, in bis zu 60 Sprachen, ohne dass jemand das Gespräch am Tresen unterbricht.
So klingt sie. Hören Sie vorher rein.
Unsere KI heißt Sofia. Sie nimmt sofort an, führt mehrere Gespräche zur selben Zeit und klärt das meiste allein. Was sie nicht allein klären soll, legen Sie fest — dann stellt sie durch oder nimmt einen Rückruf auf. Rufen Sie an, bevor Sie sich entscheiden: es ist dieselbe Stimme, die dann bei Ihren Gästen abnimmt.
nimmt sie ab — ab Paket M auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen
Gespräche gleichzeitig — der Anreisetag einer Messe bringt sie nicht aus dem Takt
Sprachen spricht sie — bei internationalen Gästen ist das kein Nebenthema
sensible Daten werden nur geschwärzt gespeichert, alle Server stehen in der EU
Was es kostet
Ab 149 €* im Monat.
Fünf Pakete, ein fester Preis im Monat, ein Volumen an Gesprächen inklusive. In jedem nimmt die KI ab — in Paket S montags bis freitags, ab Paket M rund um die Uhr; alles Weitere wächst mit der Zahl der Zimmer und der Länge Ihrer Saison. Ab Paket M ist ein Mensch mit drin — das ist der Unterschied zu einer reinen Software, und er ist der Grund, warum wir nicht bei ein paar Euro anfangen.
Paket S
Digitale Rezeption — 50 Gespräche. Annahme montags bis freitags, KI-Telefonassistent, Terminvereinbarung, E-Mail-Zusammenfassung.
Paket M
Hybrid-Sekretariat — 150 Gespräche. KI-Annahme rund um die Uhr, Menschen zu Bürozeiten, Terminbuchung, Rückrufservice, Monatsreport.
Paket L
Unsere Empfehlung. Virtuelle Assistentin — 350 Gespräche und Aktionen. Alles aus M, dazu Telefon, E-Mail und Kalender in einer Hand, fester Ansprechpartner.
Paket XL
Executive Assist — 600 Gespräche und Aktionen. Alles aus L, mehrsprachige Annahme, feste Ansprechpartnerin, CRM-Pflege, Terminorganisation.
Paket XXL
Business Partner — 1.000 Gespräche und Aktionen. Alles aus XL, dazu das Backoffice: Telefonzentrale und E-Mail-Bearbeitung.
* Alle Preise verstehen sich pro Monat und zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer. Mindestlaufzeit 12 Monate (die ersten zwei Monate unverbindlich testen).
Rechnen wir es für Sie durch — in dreißig Minuten. Termin buchen
Alle fünf Pakete im Detail ansehen →Wenn es ein Mensch klären muss.
Eine KI, die sonntags um neun eine Zimmeranfrage aufnimmt, ist besser als ein Freizeichen. Aber sie ist nicht dasselbe wie jemand, der abnimmt. Drei Dinge sind deshalb geklärt, bevor der erste Anruf durchgestellt wird.
Die Gruppenanfrage geht an Sie
Zwölf Zimmer für eine Hochzeit, eine Tagung mit Halbpension, ein Kontingent für die Messe: Das ist kein Fall für ein Formular am Telefon. Die KI nimmt Anlass, Zimmerzahl und Zeitraum auf und setzt den Rückruf auf die Person, die Gruppenpreise macht — ein Preis wird am Telefon nicht zugesagt. Was sofort durchgestellt wird, legen Sie fest, nicht wir.
Dahinter stehen Menschen
Ab Paket M geht montags bis freitags von 8 bis 18 Uhr ein Mensch aus unserem Team ran, wenn die KI nicht weiterkommt. Geschulte Leute, kein Anrufbeantworter. Wir sind seit dreißig Jahren am Telefon für andere Unternehmen.
Niemand wird getäuscht
Wer bei Ihnen anruft, erfährt, dass zuerst eine KI abnimmt. Das verlangt die KI-Verordnung der EU — und gegenüber einem Gast, der schon im Zug sitzt, ist es ohnehin die bessere Erfahrung.
Was Hoteliers uns vorher fragen
Häufige Fragen
Was kostet ein KI-Telefonassistent für Hotels?
Ab 149 € netto im Monat, das ist Paket S mit 50 Gesprächen. Darüber gibt es vier weitere Pakete bis 1.990 €. Es gibt günstigere Angebote am Markt — das sind reine Softwarelösungen. Ab Paket M ist bei uns ein Mensch mit drin, der abnimmt, wenn die KI nicht weiterkommt. Das ist der Unterschied, und er steckt im Preis.
Bucht die KI ein Zimmer verbindlich?
Nur wenn Ihr System angebunden ist — und auch dann in den Grenzen, die Sie setzen. Ohne Anbindung nimmt sie die Anfrage auf: Anreise, Abreise, Personenzahl, Rückrufnummer und was der Gast sonst gesagt hat, und legt sie Ihrer Rezeption vor. Einen Zimmerpreis sagt sie von sich aus nicht zu. Welche Preise sie überhaupt nennen darf, legen wir vor dem ersten Anruf gemeinsam fest.
Was passiert bei einem Anruf um 23 Uhr, wenn der Gast später kommt?
Die KI nimmt sofort an — auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen. Sie nimmt Name, Reservierungsnummer und die neue Ankunftszeit auf und schickt die Zusammenfassung dorthin, wo der Spätdienst sie liest. Steht der Fall auf Ihrer Durchstell-Liste, stellt sie stattdessen sofort durch: an welche Nummer, entscheiden Sie.
Spricht die KI auch mit ausländischen Gästen?
Ja. Sofia spricht bis zu 60 Sprachen, sogar Dialekte werden erkannt und beantwortet. Für ein Haus, in dem an einem Abend drei Sprachen am Tresen stehen, ist das der praktischste Teil: Der Anrufer bekommt seine Antwort in seiner Sprache, die Zusammenfassung landet trotzdem auf Deutsch in Ihrem Postfach.
Lässt sich die KI an unsere Hotelsoftware und den Kalender anbinden?
Ja. Die Anbindung an Kalender, CRM und Wissensdatenbanken gehört zur Einrichtung, mit Echtzeit-Zugriff auf Ihre Daten. Welches System bei Ihnen angebunden wird, klären wir vor dem ersten Anruf — fragen Sie das jeden Anbieter als Erstes: ohne Anbindung landen die Anfragen in einer zweiten Liste, die morgens jemand abtippt.
Was passiert mit den Daten der Gäste?
Verarbeitung nach DSGVO. Sensible Daten werden nur geschwärzt gespeichert, auch vor der KI selbst. Alle unsere Server stehen in der Europäischen Union und verarbeiten keine Daten außerhalb davon. Was am Telefon gesagt und weitergegeben werden darf, halten wir vorher schriftlich fest.
Sind KI-Anrufe überhaupt erlaubt?
Ja, unter einer Bedingung: Der Anrufer muss es erfahren. Sofia gibt sich am Telefon als KI zu erkennen — das verlangt Artikel 50 der KI-Verordnung der EU. Am Telefon ist die Offenlegung ohnehin die bessere Erfahrung — wer es weiß, redet anders und kommt schneller zum Ziel.
Reden wir darüber, was bei Ihnen ansteht.
Zwei Wege, und beide führen zu einem Menschen: Sie erreichen uns, oder wir melden uns bei Ihnen. Sagen Sie uns in zwei Sätzen, worum es geht — wir hören zu und melden uns mit einem Vorschlag, der dazu passt.
Sie haben gerade keine Zeit zu telefonieren? Nummer hinterlassen und in einem Satz sagen, worum es geht — wir melden uns bei Ihnen.