Der Chef steckt kurz den Kopf durch die Tür: „Kannst du das nicht einfach mit KI machen?“ Fünf Wörter, die nach weniger Arbeit klingen – und die Assistenz erst einmal vor eine neue Aufgabe stellen: herausfinden, ob das stimmt.
Genau dieses Muster beschreibt ein aktueller Beitrag des Fachportals sekretaria.de. KI nimmt in Büros heute tatsächlich viel ab: Textentwürfe, Zusammenfassungen, Recherchen, Terminvorschläge. Trotzdem berichten Assistenzen in der Umstellungsphase oft von mehr Aufwand, nicht von weniger. Wer beruflich fremde Telefone und Postfächer betreut, kennt diesen Widerspruch aus eigener Erfahrung. Ein Werkzeug, das Arbeit abnehmen soll, verlangt zuerst, dass jemand lernt, wann man ihm vertrauen kann – und wann nicht.
Wo die Maschine wirklich Zeit spart
Beim Schreiben eines ersten Entwurfs, beim Zusammenfassen langer Anhänge, beim Sortieren einer vollen Inbox nach Dringlichkeit: Hier ist KI tatsächlich schnell und meist brauchbar. Sie liefert einen Anfang, keinen fertigen Text. Wer eine Mail an einen Geschäftspartner formuliert, tippt heute oft nicht mehr jedes Wort selbst, sondern startet mit einem Vorschlag und arbeitet ihn um. Das spart Zeit – vorausgesetzt, jemand liest das Ergebnis noch einmal mit wachem Blick.
Genau hier trennen sich die Fälle, in denen KI wirklich hilft, von den Fällen, in denen sie nur so aussieht. Ein Terminvorschlag, den niemand gegen den echten Kalender prüft. Eine Zusammenfassung, die einen Nebensatz verschluckt, der eigentlich der wichtigste war. Der Fehler fällt nicht der Maschine auf. Er fällt der Person auf, die ihn am Ende verantwortet – oder eben nicht.
Warum aus Schreiben plötzlich Prüfen wird
Die eigentliche Verschiebung ist selten die, die im ersten Moment sichtbar wird. Nicht: „Ich schreibe jetzt weniger.“ Sondern: „Ich prüfe jetzt mehr.“ Stimmen die Informationen? Passt der Ton zum Empfänger? Fehlt Kontext, den nur jemand im Haus kennt – welche Führungskraft welchen Umgangston erwartet, welcher Kunde bereits verärgert war, welches Thema politisch heikel ist? Das ist Wissen, das kein KI-System mitbringt, weil es nicht im Text steht, sondern in der Erfahrung der Person, die den Betrieb kennt.
Wer das ernst nimmt, verliert dabei nicht an Bedeutung, sondern gewinnt eine andere: von der Ausführung zur Steuerung. Das ist eine berechtigte Position und keine Beschönigung eines Jobabbaus, den man schönredet – aber sie stimmt nur, wenn Zeit und Rahmen dafür da sind. Ein Unternehmen, das ein KI-Tool freischaltet und sonst nichts ändert, verschiebt die Prüflast auf eine Person, die dafür weder Zeit noch ein Mandat bekommen hat. Dann wird aus Entlastung schlicht eine zusätzliche, unbezahlte Kontrollrolle.
Was nicht in ein KI-Tool gehört
Assistenzen arbeiten mit internen Zahlen, Personalthemen, vertraulicher Korrespondenz und Terminen, die niemanden außerhalb des Hauses etwas angehen. Für eine Kanzlei, eine Arztpraxis oder ein Unternehmen mit sensiblen Kundendaten ist die Frage, was in ein externes KI-Tool eingegeben werden darf, keine Nebensache. Wo Berufsgeheimnisse nach § 203 StGB oder die DSGVO greifen, entscheidet nicht das einzelne Gefühl, ob eine Information „schon okay“ ist, sondern eine klare betriebliche Regel, wer festlegt, welche Daten ein KI-System sehen darf und welche nicht.
Der EU AI Act verpflichtet Anbieter und Betreiber solcher Systeme zudem dazu, für ausreichende KI-Kompetenz bei den Menschen zu sorgen, die damit arbeiten. Das ist keine Formalie. Es bedeutet: Ein Unternehmen, das KI einführt, aber niemandem erklärt, was das Tool wirklich kann und wo seine Grenzen liegen, hat eine Pflicht nicht erfüllt – unabhängig davon, ob dadurch schon konkreter Schaden entstanden ist. Wer als Assistenz mit solchen Systemen arbeitet, darf diese Klärung einfordern, statt sie sich selbst zusammenzureimen.
Was das mit dem Empfang zu tun hat
Dasselbe Muster zeigt sich, wenn statt einer Assistenz ein Sprachassistent ans Telefon geht. Auch dort verschiebt sich Arbeit von „ausführen“ zu „steuern“: Ein System nimmt den Anruf an, erfasst den Terminwunsch – und irgendjemand muss dafür sorgen, dass die Übergabe an einen Menschen funktioniert, wenn das Gespräch komplizierter wird, als das System vorgesehen hat. Wer beruflich Anrufe für andere Unternehmen entgegennimmt, weiß: Genau an dieser Übergabestelle entscheidet sich, ob ein Anrufer sich gut betreut fühlt oder abgewimmelt. Die Technik kann den Erstkontakt übernehmen. Die Einschätzung, wann ein Fall zu heikel für sie ist, bleibt bei einem Menschen – am Empfang wie im Vorzimmer.
Das ist kein Grund, KI-Tools zu meiden. Es ist ein Grund, ihnen nicht mehr zuzutrauen, als sie leisten. Eine Zusammenfassung ist ein Entwurf, kein Ergebnis. Ein Terminvorschlag ist ein Vorschlag, keine Zusage. Und die Entscheidung, was ein Fremdsystem über das eigene Unternehmen erfahren darf, gehört nicht ins Bauchgefühl der einzelnen Assistenz, sondern in eine Regel, die vorher geklärt wurde. Wo diese Klärung fehlt, hilft die schnellste KI nichts – sie verschiebt nur, wer am Ende für den Fehler geradesteht.
Quellen: sekretaria.de — „KI als Hilfe im Assistenzalltag“ (https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/organisation/kuenstliche-intelligenz/ki-als-hilfe-im-assistenzalltag/)